Организация времени

Чтобы эффективно использовать своё время, необходимо знать следующие способы управления временем:

А) Планирование

Жизнь - это не просто беспорядочное движение. Это движение в определенном направлении, которое мы выбираем в соответствии с нашими потребностями, наклонностями и желаниями. Золотое правило «Сначала подумай, а потом сделай» является сутью планирования и мудрого распоряжения временем. В своей профессиональной деятельности мы часто используем элементы планирования, однако до тех пор, пока оно не станет политикой всей жизни, ощутимых преимуществ мы не почувствуем.

Принципы результативного планировании времени описаны в книге «Ваше время - в Ваших руках». Автор Л. Зайверт - профессор, руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров - профессионально ведет деловой разговор о том, как организовать свою работу и повседневную жизнь, чтобы работать в оптимальном деловом режиме, иметь время для человеческих радостей, при этом сберегая свое здоровье. Нет смысла пересказывать книгу.

Целесообразно кратко остановиться на основных утверждениях и рекомендациях автора:

Правила начала дня

Начинайте день с позитивным настроем;

Хорошо позавтракайте и без спешки - на работу;

Начинайте работу по возможности в одно и то же время;

Перепроверьте план дня;

Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение;

Утром займитесь важными и сложными задачами;

Правила, касающиеся хода дня

Фиксируйте сроки выполнения заданий;

Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию;

Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы;

Избегайте незапланированных импульсивных действий;

Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы;

Небольшие однородные задачи выполняйте сериями;

Между серьезными делами делайте паузы;

Рационально завершайте начатое (избегайте «скачков в работе», перед прерыванием работы наметьте следующую задачу, которую можно успеть завершить);

• Резервируйте для себя спокойное время (1 час) для важных, но не срочных дел;

• Контролируйте время и планы (наряду с отслеживанием своего времени, многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов);

Правила завершения рабочего дня

• Завершайте несделанное (все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня);

• Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль;

• Составляйте план на следующий день;

• Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее позитивное событие дня; [10, c. 9]

Б) Составление планов

Планируя свое время, помните, что нельзя успеть сделать все. Не делайте несколько дел сразу, сделайте одно от начала до конца. Помочь в этом непростом занятии вам могут целевые планы. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), иными словами, если вы имеете конкретный план расхода времени.

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде. Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. К тому же, письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня. В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами. [8, c. 31]

Обзаведитесь привычкой записывать на отдельный листок, под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что вы хотите или должны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

невыполненное накануне;

добавившиеся дела;

сроки, которые надо соблюсти;

периодически возникающие задачи.

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении.

Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу вы отвели определенное время. Попробуйте в течение 7 дней составлять письменные планы, и вы убедитесь, что сразу станете чувствовать себя при этом все более уверенно. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.